Để thực hiện yêu cầu “2 trong 1” trên, xuất phát từ yêu cầu về chuyển đổi số, Công ty CP Cấp nước Nghệ An đã nghiên cứu và triển khai công trình sáng tạo khoa học công nghệ cấp cơ sở thiết kế, xây dựng phần mềm ghi chỉ số trên thiết bị di động; chuyển từ hình thức thanh toán tiền mặt, giao hóa đơn giấy tại các cửa hàng sang thanh toán trực tuyến và bằng hóa đơn điện tử.
Trước đây, công nhân phải đến từng hộ để ghi số đồng hồ nước để đọc và ghi chỉ số vào phiếu in sẵn. Phiếu này sau đó được chuyển cho nhân viên kiểm soát nhập số liệu vào chương trình tính hóa đơn. Quy trình thủ công này dễ dẫn đến sai sót và tốn nhiều công đoạn, nhân lực, làm giảm năng suất lao động.
Bên cạnh đó, để thu tiền nước, hàng tháng Công ty phải phát hành, sử dụng hóa đơn giấy, làm tăng chi phí phát sinh như in hóa đơn, kiểm soát hóa đơn và phải lưu trữ, nhân viên thu ngân khi thanh toán phải mang hóa đơn giao cho khách hàng và thu tiền, rất bất tiện và không an toàn.
Sau thời gian triển khai thực hiện cho thấy, giải pháp này có ý nghĩa thực tiễn rất cao. Từ khi ứng dụng ghi chỉ số bằng thiết bị di động, nhân viên đến tại vị trí đồng hồ nhập số liệu chỉ số vào phần mềm trên di động của mình và gửi vào hệ thống. Sau khi ghi chỉ số đồng hồ, phần mềm sẽ thông báo ngay đến cho khách hàng về thông tin hóa đơn, chỉ số đồng hồ, chốt thời gian ghi chỉ số. Phương án này tạo điều kiện thuận lợi cho cả người quản lý và khách hàng sử dụng nước có thể kiểm tra, giám sát kết quả sử dụng nước và tình hình sử dụng nước của từng khách hàng tại bất kỳ thời điểm nào, giảm sai sót do lỗi chủ quan của con người.
Đối với công tác thu tiền, nếu như trước đây việc sử dụng hóa đơn giấy, làm gia tăng chi phí thì nay, việc ứng dụng hệ thống hóa đơn điện tử đã góp phần tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tăng sức cạnh tranh. Không những vậy, phần mềm liên thông còn tạo thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh và dịch vụ của cấp nước Nghệ An.
Về phía khách hàng, quá trình thanh toán sẽ nhanh và thuận tiện hơn do việc lập, gửi/nhận hóa đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử cũng là nền tảng để áp dụng các mô hình thu tiền nước hiện đại, khách hàng bất kỳ ở đâu có thể thanh toán trực tuyến qua các ứng dụng của ngân hàng hoặc ví điện tử có liên kết với Công ty CP Cấp nước Nghệ An.
Việc áp dụng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt mang lại lợi ích như giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho người dùng, không cần phải đến ngân hàng để rút tiền mặt hoặc di chuyển đến các cửa hàng như trước đây để thanh toán. Khách hàng có thể bất kỳ lúc nào thông qua các thiết bị di động hoặc máy tính cá nhân kết nối internet. Người dùng cũng dễ dàng quản lý tài khoản của mình, có thể kiểm tra lịch sử giao dịch và biết được số tiền phải trả hàng tháng.
Đánh giá về tính hiệu quả của ứng dụng công nghệ 4.0 vào ghi chỉ số công tơ và thanh toán điện tử, đại diện Ban Giám đốc Công ty CP Cấp nước Nghệ An cho biết: Với ứng dụng mới trong ghi chỉ số và thanh toán đã giúp đơn vị tiết kiệm chi phí, giảm bớt được nhiều công đoạn và nhân sự. So với trước đây, người quản lý trực tiếp nhập dữ liệu vào thiết bị di động nên giảm thiểu rủi ro do nhập sai dữ liệu, giúp cho việc tính toán chi phí tiêu thụ nước sạch trở nên chính xác hơn.
Về gia tăng tính hiệu quả: Thông tin về chỉ số đồng hồ được ghi lại trên thiết bị di động có thể được đồng bộ và cập nhật vào hệ thống quản lý, giúp cho việc theo dõi và phân tích dữ liệu trở nên thuận tiện hơn, từ đó giúp người quản lý đưa ra quyết định hiệu quả trong việc quản lý và lập kế hoạch phục vụ chăm sóc khách hàng tốt hơn.
Việc thực hiện, áp dụng công nghệ thông tin, giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động, giảm tỷ lệ thất thoát, tăng năng suất lao động, tiết kiệm nhân công. Ở chiều ngược lại, mức độ hài lòng của khách hàng đối với các dịch vụ của công ty ngày càng cao. Theo tính toán, với ứng dụng và hình thức thanh toán này, mỗi năm giúp công ty tiết kiệm được 1,055 tỷ đồng.
